„Wir müssen besser kommunizieren.“
Dieser Satz fällt in Unternehmen erstaunlich häufig, wenn etwas nicht rundläuft.
Gute Kommunikation ist zweifelsfrei wichtig. Aber bedeutet gute Kommunikation tatsächlich, mehr zu kommunizieren?
Ich denke nicht. Denn auch Kommunikation kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Zu viele Meetings, Nachrichten, Abstimmungen und Informationskanäle können den Arbeitsalltag zusätzlich belasten.
Die entscheidende Frage lautet für mich deshalb:
Welche Kommunikation brauchen wir wirklich, damit Menschen gut zusammenarbeiten können?
Eigentlich klingt es logisch: Je mehr Informationen wir miteinander teilen, desto besser sind alle informiert.
In der Praxis funktioniert diese Rechnung allerdings nicht immer.
Eine E-Mail geht an zwölf Personen in CC. Im Gruppenchat laufen parallel mehrere Diskussionen. Zu einem Projekt gibt es ein wöchentliches Meeting, zusätzliche Einzelabsprachen und anschließend noch eine schriftliche Zusammenfassung.
Irgendwann entsteht ein neues Problem:
Wichtige Informationen müssen aus einer immer größeren Menge an Kommunikation herausgefiltert werden.
Mehr Kommunikation kann dann paradoxerweise dazu führen, dass weniger hängen bleibt, weil unsere Aufmerksamkeit begrenzt ist.
Gute Kommunikation braucht deshalb nicht nur Informationen, sondern auch Relevanz.
Gerade in Teams kann Transparenz sehr wertvoll sein. Mitarbeitende sollten Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen und Entscheidungen nachvollziehen können.
Transparenz bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass jede Information jederzeit mit jedem geteilt werden muss.
Vor dem Versenden einer Nachricht können deshalb schon drei einfache Fragen helfen:
Wer braucht diese Information tatsächlich?
Was soll die Person damit tun?
Was passiert, wenn sie diese Information nicht bekommt?
Wenn die Antwort auf die letzte Frage „eigentlich nichts“ lautet, darf man durchaus überlegen, ob die Nachricht notwendig ist.
Das gilt übrigens auch für das berühmte CC-Feld.
Meetings können ausgesprochen sinnvoll sein.
Wenn unterschiedliche Perspektiven gebraucht werden, gemeinsam eine Entscheidung getroffen werden soll oder ein komplexes Thema besprochen werden muss, kann ein direktes Gespräch sehr viel effizienter sein als zwanzig E-Mails.
Aber Meetings können eben auch ausgesprochen sinnlos sein.
Wenn Menschen eine Stunde zusammensitzen, um nacheinander Dinge zu berichten, die auch in wenigen Minuten gelesen werden könnten, ist das nicht automatisch gute Kommunikation.
Deshalb lohnt sich vor einer Einladung die Frage:
Was soll nach diesem Meeting anders oder klarer sein als vorher?
Gibt es darauf keine überzeugende Antwort, braucht es möglicherweise kein Meeting – sondern eine kurze Information.
Manchmal ist sehr viel Kommunikation auch ein Hinweis auf ein ganz anderes Problem.
Wenn nicht klar ist, wer entscheiden darf, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist oder wer welche Informationen benötigt, muss ständig nachgefragt und rückversichert werden.
„Kann ich das so machen?“
„Müssen wir das noch abstimmen?“
„Soll ich die anderen noch dazunehmen?“
Klare Rollen und Zuständigkeiten können deshalb Kommunikation nicht nur erleichtern, sondern auch reduzieren.
Wer weiß, wofür er verantwortlich ist und welche Entscheidungen er selbst treffen kann, braucht nicht für jeden Schritt eine neue Abstimmung.
Ähnliches gilt für Vertrauen.
Wo Menschen das Gefühl haben, sich für jede Entscheidung absichern zu müssen, entstehen schnell zusätzliche E-Mails, Meetings und Rückfragen.
Nicht immer steckt dahinter ein persönliches Bedürfnis nach Sicherheit.
Manchmal haben Mitarbeitende schlicht gelernt, dass eigenständige Entscheidungen später infrage gestellt werden.
Dann wird lieber einmal zu viel gefragt als einmal zu wenig.
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit kann daher bedeuten, nicht jeden Arbeitsschritt miteinander abstimmen zu müssen.
Jede Nachricht erzeugt einen kleinen Aufmerksamkeitswechsel und unterbricht möglicherweise eine andere Tätigkeit.
Und jedes Meeting beansprucht nicht nur die Stunde im Kalender, sondern häufig auch die Konzentration davor und danach.
Wenn Kommunikation dauerhaft fragmentiert, kann sie selbst Teil der Arbeitsbelastung werden.
Das bedeutet natürlich nicht, dass wir nun möglichst wenig miteinander sprechen sollten.
Die Alternative zu Kommunikationsüberfluss ist nicht Schweigen, sondern bewusste Kommunikation.
Welche Information ist wichtig?
Wer braucht sie?
Welcher Kanal eignet sich dafür?
Braucht es eine Antwort?
Müssen wir darüber sprechen – oder reicht eine kurze Nachricht?
Und manchmal eben auch:
Muss das überhaupt kommuniziert werden?
Gute Kommunikation ist keine Frage der Quantität, sondern der Qualität.
Wenn Ziele klar sind, Zuständigkeiten funktionieren, Informationen auffindbar sind und Menschen wissen, wann Abstimmung notwendig ist, kann weniger Kommunikation ein Zeichen guter Zusammenarbeit sein.
Entscheidend ist, ob Menschen die Informationen haben, die sie benötigen, und ob sie wissen, wann ein Gespräch wirklich wichtig ist.
Denn gute Kommunikation bedeutet, über das Richtige zu reden – zur richtigen Zeit, mit den richtigen Menschen.
Häufige Fragen
Kann es im Unternehmen zu viel Kommunikation geben?
Ja. Viele Nachrichten, Meetings und Abstimmungen können dazu führen, dass wichtige Informationen schwerer erkennbar werden und Mitarbeitende häufiger in ihrer Arbeit unterbrochen werden. Entscheidend ist deshalb nicht die Menge der Kommunikation, sondern ihre Relevanz.
Wann ist ein Meeting wirklich sinnvoll?
Ein Meeting ist besonders dann sinnvoll, wenn Austausch, unterschiedliche Perspektiven oder eine gemeinsame Entscheidung erforderlich sind. Geht es lediglich darum, Informationen weiterzugeben, kann eine schriftliche Mitteilung häufig effizienter sein.
Wie kann man unnötige Kommunikation im Team reduzieren?
Klare Zuständigkeiten, eindeutige Entscheidungsbefugnisse und vereinbarte Kommunikationswege können den Abstimmungsbedarf reduzieren. Hilfreich ist außerdem, vor Nachrichten und Meetings zu prüfen, wer die Information tatsächlich benötigt und welchem Zweck die Kommunikation dient.
Bedeutet weniger Kommunikation automatisch bessere Kommunikation?
Nein. Zu wenig Kommunikation kann ebenso zu Fehlern, Unsicherheit und Konflikten führen. Ziel sollte deshalb weder möglichst viel noch möglichst wenig Kommunikation sein, sondern so viel wie nötig und so klar wie möglich.
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